Es gibt zwei Arten der Beglaubigung, die Apostille und die Legalisation.
Bei einer Beglaubigung prüfen und bestätigen die zuständigen Stellen in Deutschland die
- Echtheit der Unterschrift auf der Urkunde,
- Berechtigung der unterzeichnenden Person zur Ausstellung der Urkunde sowie
- Echtheit des Dienstsiegels ("Wappensiegels") der ausstellenden Behörde.
Beglaubigte Urkunden müssen Sie im Ausland normalerweise in folgenden Fällen vorlegen: Sie wollen dort
- arbeiten,
- heiraten,
- ein Kind adoptieren oder
- einen Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin in einer Auslandsniederlassung beschäftigen.
Apostille
Bestimmte Länder sind dem Übereinkommen zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation beigetreten. Für diese Länder ist es ausreichend, die erforderliche Urkunde mit einer Apostille zu versehen. Mit dieser Apostille bestätigt die zuständige deutsche Behörde die Echtheit der deutschen öffentlichen Urkunde. Die Konsularbeamten oder Konsularbeamtinnen des entsprechenden ausländischen Staates müssen nicht mehr beteiligt werden. Diese Urkunde wird dort anerkannt.
Legalisation
Die Legalisation ist für Länder notwendig, die diesem Abkommen nicht beigetreten sind. Dort benötigte Urkunden müssen von der zuständigen deutschen Behörde vorbeglaubigt werden. Danach erfolgt die Bestätigung der Echtheit durch das Konsulat des Staates, in dem die Urkunde verwendet werden soll. Erst dann kann die Urkunde im Ausland verwendet werden.
Einige Staaten verlangen zusätzlich zu der oben beschriebenen Vorbeglaubigung eine Endbeglaubigung durch das Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten. Im Anschluss an die Vorbeglaubigung der deutschen Stelle beglaubigt das Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten im Auftrag des Auswärtigen Amtes die Unterschrift der deutschen öffentlichen Urkunde.
Wenden Sie sich an die zuständige ausländische Vertretung im Inland. Dort erfahren Sie, ob Ihre Urkunde legalisiert beziehungsweise apostilliert werden muss und welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen. Danach wenden Sie sich an die zuständige deutsche Stelle.
Sie können Ihre Unterlagen nicht immer bei der zuständigen Stelle persönlich vorbeibringen, um die Beurkundung vornehmen zu lassen. Informieren Sie sich vorab telefonisch bei der zuständigen Stelle. Sie können Ihre Unterlagen auch mit der Post senden. Geben Sie im Begleitschreiben Ihre Anschrift und Telefonnummer für Rückfragen, Ihr Anliegen und das Bestimmungsland der Urkunde an.
Achtung: Viele ausländische Staaten bestehen darauf, dass das Ausstellungsdatum nicht mehr als sechs Monate zurückliegt. Erkundigen Sie sich bei der zuständigen Auslandsvertretung.
- Originalurkunde, unterschrieben und mit einem Dienstsiegel ("Wappenstempel") der ausstellenden Behörde oder Körperschaft versehen
- eventuell beglaubigte Kopien (Informationen erteilt die zuständige Beglaubigungsstelle)
Hinweis: Elektronisch ausgestellte Dokumente mit elektronischer Unterschrift und einem elektronischen Dienstsiegel (zum Beispiel elektronische Meldebescheinigungen, elektronische Bescheinigungen vom Finanzamt et cetera) können nicht beglaubigt werden.
- Die Dokumente müssen mit einer Original-Unterschrift und einem Original-Dienstsiegel versehen sein!
Sie möchten eine öffentliche Urkunde beglaubigen lassen.
Das sind beispielsweise:
- gerichtliche und notarielle Urkunden
- Urkunden und Bescheinigungen der Verwaltungsbehörden (zum Beispiel Zeugnisse)
- Personenstandsurkunden; das sind Urkunden, die vom Standesamt ausgestellt wurden (zum Beispiel Geburts-, Ehe- und Sterbeurkunden)
- melderechtliche Bescheinigungen der Bürgermeisterämter (zum Beispiel Aufenthalts-, Meldebescheinigungen)
- private Urkunden (zum Beispiel formlose Vollmachten oder Kaufverträge), die erst nach Beurkundung durch einen Notar, eine Notarin oder eine Behörde als öffentliche Urkunden gelten
Hinweis: Wenn Sie eine Personenstandsurkunde zur Verwendung im Ausland benötigen, können Sie beim Standesamt die Ausstellung einer "Internationalen Personenstandsurkunde" beantragen. Diese kann ohne weitere Beglaubigung direkt in den Staaten genutzt werden, die dem Übereinkommen der Internationalen Kommission für das Zivil- und Personenstandswesen (CIEC) beigetreten sind.
je nach zuständiger Stelle unterschiedlich
Hinweis: Erkundigen Sie sich bei der zuständigen Stelle im Voraus über die Zahlungsart.
kein
